Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega voor ons hoofdkantoor. Als Officemanager ben je een onmisbare schakel in ons werkproces. Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden, bent de spin in het web en zorgt dat de zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van onze directeur bestuurder en stuurt ons secretariaat (functioneel) aan.

Officemanager – 20 uur per week

Koppel-Swoe is de organisatie voor welzijn en kinderopvang in de gemeente Epe. Met zo’n 85 medewerkers en meer dan 300 vrijwilligers stimuleren we het welzijn en de groei van inwoners van 0-100+ jaar. We werken gebiedsgericht en zijn actief in de dorpen Epe, Vaassen, Emst en Oene. We weten wat er speelt en focussen ons zoveel mogelijk op preventie en vroegtijdige signalering. We werken samen met inwoners, gemeente en andere partners en verbinden waar mogelijk met bestaande initiatieven.

Jouw taken:

• Je werkt mee op het secretariaat en fungeert als aanspreekpunt voor de organisatie zowel in- als extern. Je werkt nauw samen met de directeur bestuurder en de interne coördinatoren;
• Je coördineert en bewaakt de voortgang, uitvoering en kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan: plannen van overleggen, maken van verslagen, AVG beleid monitoren en updaten etc. Je onderneemt actie om de voortgang van afspraken te bewerkstelligen;
• Je bent de steun en toeverlaat voor de directeur bestuurder. Je beheert haar agenda, maakt afspraken en bewaakt de planning en deadlines. Je weet wanneer je zelf iets kunt beslissen en informeert of overlegt wanneer dat nodig is;
• Je stuurt je collega´s op het secretariaat functioneel aan en optimaliseert werkprocessen;
• Organiseren van verschillende facilitaire taken, zoals het bijhouden van verzekeringen, huisvestigingsvraagstukken, bijhouden van keuringen van speeltoestellen etc.
• Correspondentie opstellen en verwerken. Je bent in staat om correspondentie te beoordelen op het belang van overleg of besluitvorming en handelt deze waar mogelijk af;

Wij zoeken:

Een open, initiatiefrijke, gestructureerde collega met oog voor detail die voldoet aan o.a. onderstaande eisen:

• HBO werk- en denkniveau;
• Organisatiesensitief. Je doorziet situaties snel, komt met een passende oplossing of overlegt met de interne coördinatoren of directeur bestuurder;
• Zelfstandig, neemt initiatief en durft zelf beslissingen te nemen;
• Klantgericht en flexibel. Je ondersteunt collega’s en springt af en toe bij als een collega bijvoorbeeld afwezig is;
• Accuraat werkend, bent stressbestendig en in staat om overzicht te houden;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden op alle taalniveaus;
• Goede sociale vaardigheden. Je maakt makkelijk contact en hebt inlevingsvermogen voor de verschillende doelgroepen waarmee we werken;
• Kennis van relevante automatiseringspakketten en maakt je nieuwe pakketten snel eigen;
• Integer bij het werken met vertrouwelijke financiële en persoonsgegevens;
• Affiniteit met welzijnswerk en kinderopvang.

Wij bieden:                                               

• Een afwisselende functie voor 20 uur per week in een organisatie die maatschappelijk betrokken en volop in beweging is;
• De aanstelling is voor een periode van 1 jaar, bij gebleken geschiktheid wordt het dienstverband verlengd. Een vaste aanstelling behoort tot de mogelijkheden;
• Werktijden in overleg;
• Salariëring conform de CAO Sociaal Werk;
• Verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, een goede pensioenvoorziening, een loopbaanbudget en een individueel keuzebudget.

Solliciteren:

Herken je jezelf in het persoonlijk profiel en ben je enthousiast om bovengenoemde functie te vervullen, dan nodigen we je uit om vóór 11 september 2023  jouw motivatiebrief inclusief C.V. naar Koppel-Swoe te sturen via personeelsadministratie@koppelswoe.nl onder vermelding van Vacature Officemanager. Op 19 september 2023 ’s ochtends voeren wij gesprekken.

Meer informatie:

Meer informatie over de functie en sollicitatieprocedure is op te vragen bij Marian Kemper, telefonisch bereikbaar via het centrale nummer van Koppel-Swoe: 0578-67 6767 of via e-mail:info@koppelswoe.nl. Meer informatie over onze organisatie vind je op www.koppelswoe.nl en www.kinderopvangepe.nl